Última actualización: 15 de diciembre de 2025.

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS BIB RENTALS

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) establece los lineamientos, finalidades, procedimientos y responsabilidades aplicables al tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, transmitidos y/o transferidos por BIB RENTALS S.A.S. (en adelante, “BIB RENTALS”), en desarrollo de sus actividades comerciales de intermediación para la reserva de vehículos en alianza con terceros proveedores de servicios de alquiler.

BIB RENTALS realiza el Tratamiento de Datos Personales en calidad de Responsable o Encargado, según corresponda, y se compromete a garantizar la seguridad, confidencialidad, integridad y adecuado uso de la información conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, las instrucciones impartidas por la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás normativas aplicables.

El acceso, navegación, registro, contacto, utilización de la Plataforma, solicitud de cotizaciones o realización de reservas implica que el Titular ha leído, comprendido y aceptado de manera expresa esta Política, así como los procedimientos establecidos para el ejercicio de sus derechos. Si el Titular no está de acuerdo con el contenido de esta Política, deberá abstenerse de utilizar los canales, servicios o herramientas ofrecidos por BIB RENTALS.

DEFINICIONES

Para efectos de esta Política y en concordancia con la normativa colombiana de protección de datos personales, se adoptan las siguientes definiciones:

Aliado: Empresa de alquiler de vehículos con la cual BIB RENTALS tiene relación comercial para gestionar y facilitar reservas de vehículos de corto o largo plazo.

Cliente: Persona natural o jurídica que utiliza la plataforma o los canales de BIB RENTALS para consultar, solicitar o gestionar la reserva de un vehículo ofrecido por un Aliado.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables, incluyendo datos de identificación, contacto, información de reserva y cualquier dato necesario para la prestación del servicio.

Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos de salud, biométricos o información sobre orientación política o religiosa. BIB RENTALS no solicita datos sensibles para la prestación de sus servicios.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable. BIB RENTALS podrá actuar como Encargado cuando gestione datos de clientes suministrados por los Aliados para completar el proceso de reserva.

Plataforma: Sitio web, canales digitales o sistemas tecnológicos operados por BIB RENTALS para conectar a clientes con los Aliados y gestionar solicitudes de reserva de vehículos.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y sobre el Tratamiento. BIB RENTALS actúa como Responsable respecto de los datos que recolecta directamente de los Clientes.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, actualización, supresión o cualquier otra actividad permitida por la ley.

Vehículo: Automóvil, camioneta, motocicleta o cualquier otro medio de transporte que los Aliados ofrecen en alquiler a través de los canales administrados por BIB RENTALS.

Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

OBJETIVO Y ALCANCE

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad establecer los lineamientos, procedimientos y responsabilidades que adopta BIB RENTALS S.A.S. para garantizar la protección, correcta gestión y uso adecuado de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades comerciales, en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables.

Asimismo, esta Política busca informar de manera clara, transparente y accesible a los Titulares sobre las finalidades del Tratamiento, los derechos que les asisten, los canales disponibles para ejercerlos y las condiciones bajo las cuales BIB RENTALS actúa como Responsable y/o Encargado del Tratamiento.

Esta Política se aplica a todos los datos personales que:

1. Sean recolectados directamente por BIB RENTALS S.A.S. a través de su plataforma, canales digitales, formularios, comunicaciones, interacciones comerciales o cualquier otro medio autorizado.
2. Sean suministrados por los Aliados a BIB RENTALS cuando esta actúe como Encargado del Tratamiento, exclusivamente para gestionar solicitudes de reserva, disponibilidad de vehículos, tarifas y demás actividades operativas propias del servicio.
3. Sean tratados por colaboradores, contratistas, proveedores, aliados comerciales y cualquier tercero que actúe en nombre o por encargo de BIB RENTALS.

La presente Política es aplicable a todas las bases de datos y operaciones de Tratamiento efectuadas por BIB RENTALS, tanto en calidad de Responsable como de Encargado, e incluye los datos personales de:

• Clientes
• Aliados comerciales
• Proveedores
• Empleados y colaboradores
• Visitantes de la plataforma
• Cualquier persona cuyos datos se traten en el marco del objeto social de BIB RENTALS

Esta Política cubre todo el ciclo del dato: recolección, uso, almacenamiento, transmisión, supresión, circulación y actualización.

DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

BIB RENTALS S.A.S. podrá recolectar y tratar los datos personales estrictamente necesarios para el desarrollo de su actividad de intermediación entre Clientes y Aliados del sector de alquiler de vehículos. Los tipos de datos tratados dependerán de la relación existente con el Titular y de las finalidades descritas en esta Política.

A continuación, se detallan las categorías de datos personales objeto de tratamiento:

Datos del cliente, se incluyen, entre otros:

• Nombres y apellidos
• Nacionalidad
• Tipo y número de documento de identidad
• Fecha de nacimiento
• Datos de contacto (correo electrónico, dirección, teléfono, país y ciudad)
• Información relacionada con la reserva del vehículo (fechas, lugar de recogida y entrega, tipo de vehículo, preferencias)
• Información sobre medios de pago (cuando aplique), sin incluir datos financieros sensibles como números completos de tarjetas
• Información sobre itinerarios de vuelos (opcional).
• Información derivada de comunicaciones con BIB RENTALS (PQRS, solicitudes, mensajes)
• Historial de uso de la plataforma

Estos datos son tratados por BIB RENTALS como Responsable, y en algunos casos trasladados al Aliado como Encargado para la ejecución del servicio de alquiler.

Datos de aliados comerciales, incluyen:

• Información de identificación y contacto de representantes legales o delegados
• Información comercial necesaria para la operación (disponibilidad de vehículos, tarifas, requisitos, condiciones del alquiler)
• Información necesaria para la gestión de pagos y facturación
• Datos requeridos para registrar la oferta de vehículos en la plataforma

En estos casos, BIB RENTALS podrá actuar como Responsable o Encargado del Tratamiento, según corresponda.

Datos de navegación y tecnológicos, incluyen:

• Dirección IP
• Información sobre el dispositivo y navegador
• Cookies y tecnologías similares
• Datos de geolocalización (con autorización del titular)
• Registros de actividad dentro de la plataforma (logs)

Estos datos se utilizan para mejorar la experiencia del usuario, la seguridad del sistema y el funcionamiento de la plataforma.

Frente a los datos sensibles:

BIB RENTALS no solicita ni trata datos sensibles, salvo aquellos estrictamente necesarios y autorizados por la Ley, como:

• Imagen (fotografías o videos únicamente cuando sean necesarias para validación de identidad o evidencia de entrega/recogida del vehículo, tratadas por el Aliado).

En todo caso, su tratamiento se realizará cumpliendo los requisitos legales reforzados previstos en la Ley 1581 de 2012.

Frente a los datos de menores de edad:

BIB RENTALS no trata datos de menores de edad, dado que sus servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años.

En caso de que accidentalmente se recopilen datos de menores, serán eliminados de forma inmediata.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

BIB RENTALS S.A.S. tratará los datos personales únicamente para las finalidades autorizadas por el Titular, necesarias para el funcionamiento de la plataforma y la correcta prestación del servicio. Las principales finalidades son:

Finalidades para clientes:

• Gestionar el proceso de intermediación y reserva entre el Cliente y el Aliado.
• Compartir con el Aliado la información necesaria para confirmar y ejecutar la reserva.
• Atender solicitudes, PQRS, modificaciones, cancelaciones y derecho de retracto según las políticas del Aliado.
• Enviar comunicaciones informativas relacionadas con la reserva, recordatorios y soporte.
• Validar identidad, prevenir fraude y mejorar la experiencia en la plataforma.
• Realizar actividades de mercadeo, fidelización, análisis de comportamiento y envío de información comercial, siempre bajo autorización previa del Titular.

Finalidades para aliados:

• Administrar y mantener la relación comercial con el Aliado.
• Gestionar disponibilidad, tarifas y características de los servicios ofrecidos a los Clientes.
• Transmitir datos requeridos para la operación del servicio.
• Procesos de facturación, conciliación y cumplimiento normativo.

Finalidades tecnologicas, analiticas y de funcionamiento de la pagina:

• Optimizar el funcionamiento, rendimiento, usabilidad y seguridad de la plataforma.
• Realizar análisis estadísticos y de comportamiento de navegación.
• Implementar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario y ofrecer contenidos personalizados (conforme a la política de cookies).

Finalidades legales:

• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales y regulatorias.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

BIB RENTALS S.A.S. podrá tratar datos sensibles únicamente cuando sea indispensable para prestar sus servicios, exista autorización previa y expresa del Titular, o medie una obligación legal.

Los datos sensibles que podrían tratarse, de forma excepcional,  incluyen información relacionada con la validación de identidad, como datos biométricos, imágenes o información de la licencia de conducción.

El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles y puede abstenerse de responder este tipo de información sin resultar afectado en el uso general de la Plataforma, salvo cuando sea estrictamente necesaria para gestionar la reserva.

Cuando un Aliado requiera datos sensibles para ejecutar el contrato de alquiler (por ejemplo, verificación de identidad al entregar el vehículo), dicho tratamiento será responsabilidad exclusiva del Aliado, conforme a sus propias políticas y a la ley.

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El Titular otorga a BIB RENTALS S.A.S. su autorización previa, expresa e informada para realizar el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades descritas en la presente Política. Esta autorización se obtiene mediante los mecanismos habilitados en la Plataforma, formularios web, comunicaciones digitales o cualquier medio verificable permitido por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

La autorización del Titular faculta a BIB RENTALS para tratar los datos en calidad de Responsable, y para transferirlos o transmitirlos a los Aliados cuando sea necesario para gestionar reservas o ejecutar el servicio de intermediación.

El Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual que lo impida.

DERECHOS DEL TITULAR Y CÓMO EJERCERLOS

Los titulares de los datos personales recolectados por BIB RENTALS tienen los siguientes derechos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias:

• Conocer: Acceder a sus datos personales que estén en poder de BIB RENTALS y conocer el tratamiento que se les da.
• Actualizar y Rectificar: Solicitar la corrección, actualización o modificación de sus datos personales cuando estos sean inexactos o incompletos.
• Cancelar y Suprimir: Solicitar la eliminación de sus datos personales cuando considere que no se requiere su tratamiento, salvo obligaciones legales que obliguen su conservación.
• Revocar la autorización: Retirar en cualquier momento la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
• Oponerse: Manifestar su oposición al tratamiento de sus datos para fines específicos, incluidos fines comerciales o de mercadeo.
• Presentar reclamos: Presentar quejas o reclamos ante BIB RENTALS o ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en caso de considerar que sus derechos han sido vulnerados.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, los titulares pueden comunicarse con BIB RENTALS a través de los siguientes canales:

• Correo electrónico: info@bibrentals.com
• Whatsapp: 3147174751

BIB RENTALS se compromete a atender todas las solicitudes de los titulares dentro de los términos legales y a brindar una respuesta clara, oportuna y completa.

TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

BIB RENTALS S.A.S. podrá transmitir y/o transferir datos personales a terceros únicamente para las finalidades autorizadas por el Titular y en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Transmisión de datos: BIB RENTALS podrá transmitir datos personales a los Aliados cuando sea necesario para gestionar solicitudes, reservas, contratación del servicio, atención al cliente y demás actividades derivadas de la intermediación. En estos casos, el Aliado actúa como Encargado del Tratamiento y deberá cumplir las obligaciones legales aplicables.

Transferencia internacional de datos: Si se llegaran a transferir datos personales a terceros ubicados fuera de Colombia, BIB RENTALS garantizará que el receptor cuente con un nivel de protección adecuado o suscribirá los acuerdos exigidos por la regulación colombiana para asegurar la protección de la información.

En todos los casos, BIB RENTALS adoptará las medidas contractuales, tecnológicas y administrativas necesarias para asegurar que los datos sean tratados conforme a los principios de seguridad, confidencialidad y finalidad autorizada por el Titular.

ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS

BIB RENTALS S.A.S. podrá vincular a terceros que actúen como Encargados del Tratamiento para apoyar actividades operativas, comerciales, tecnológicas o administrativas necesarias para la prestación de sus servicios. Estos Encargados podrán incluir, entre otros:

• Empresas Aliadas de alquiler de vehículos.
• Proveedores de servicios tecnológicos, alojamiento web, mensajería y comunicaciones.
• Plataformas de pago y servicios transaccionales.
• Prestadores de servicios de soporte operativo y de atención al cliente.

Todos los Encargados deberán tratar los datos personales siguiendo estrictamente las instrucciones de BIB RENTALS y las finalidades autorizadas por el Titular. Asimismo, estarán obligados a cumplir los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, así como a implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger la información.

BIB RENTALS exigirá a los Encargados la suscripción de acuerdos de tratamiento de datos que aseguren el adecuado manejo, confidencialidad y protección de la información personal.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

BIB RENTALS S.A.S. adopta medidas técnicas, administrativas, físicas y jurídicas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración, uso indebido, fraude o divulgación no autorizada, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normativas aplicables .

Las medidas implementadas incluyen, entre otras:

• Controles de acceso restringido a la información.
• Uso de protocolos seguros y cifrado en la transmisión de datos.
• Almacenamiento en servidores con estándares adecuados de seguridad.
• Políticas internas de confidencialidad y manejo seguro de la información.
• Capacitación periódica al personal autorizado para el tratamiento.
• Monitoreo y revisión continua de los sistemas de seguridad.

Aunque BIB RENTALS hace sus mejores esfuerzos para proteger la información, el Titular reconoce que ningún sistema es completamente infalible. En caso de presentarse incidentes de seguridad que afecten datos personales, BIB RENTALS realizará la gestión correspondiente y, cuando sea obligatorio, informará a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y al Titular, conforme a la normatividad vigente.

VIGENCIA DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Los datos personales serán tratados por BIB RENTALS S.A.S. durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, incluyendo la prestación del servicio, la relación comercial con el Cliente o Aliado, y el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

Una vez cumplidas dichas finalidades, los datos serán conservados únicamente por el período requerido para:

• Cumplir obligaciones legales aplicables.
• Atender requerimientos de autoridades.
• Preservar información necesaria para eventuales responsabilidades contractuales o extracontractuales.

Cumplidos estos períodos, los datos serán suprimidos o anonimizados de manera segura, salvo que persista un deber legal de conservación.

LEY APLICABLE

El Tratamiento de los datos personales realizado por BIB RENTALS S.A.S. se regirá íntegramente por la legislación colombiana vigente, incluyendo la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, así como por las instrucciones, guías y circulares emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en su calidad de autoridad nacional de protección de datos. Cualquier interpretación, disputa o situación relacionada con esta Política o con el Tratamiento de los datos personales estará sujeta a dichas normas y a las disposiciones que las modifiquen, complementen o sustituyan.

 MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

BIB RENTALS S.A.S. podrá modificar, actualizar o complementar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento, para cumplir con cambios normativos, ajustes operativos, mejoras en los procesos internos o nuevas finalidades permitidas por la ley. Toda modificación será informada a los titulares a través de los canales habituales de comunicación, incluyendo la publicación de la versión vigente en el sitio web oficial de BIB RENTALS. El uso continuo de los servicios o la permanencia en nuestras bases de datos después de la divulgación de los cambios constituirá aceptación de la Política actualizada.